10 Okt 2017
Sieben Tipps und Tricks für die Projektumsetzung, gute Projektplanung, racoon-berlin.de

Gastbeitrag | 7 Tipps und Tricks bei der Projektumsetzung

Mit einem schlagkräftigen Team voller Experten ein erfolgreiches Projekt zu stemmen, scheint vielen aus der Außenperspektive ein Kinderspiel zu sein. Doch ein Projekt ist leichter besprochen als umgesetzt und so treten bei praktisch allen Projektumsetzungen typische Fehler auf, die erfahrene Projektmanager gewieft zu umgehen wissen. Dieser Artikel gibt sieben praktische Tipps und Tricks bei der Projektumsetzung an die Hand, um die klassischen Fehler zu vermeiden und das Projekt reibungslos über die Bühne zu bringen. Spezifisch lauten diese Tipps und Tricks:

  1. Klare Ziele definieren
  2. Verantwortlichkeiten eindeutig regeln
  3. Puffer beim Budget einplanen
  4. Transparente Kommunikationskanäle schaffen
  5. Zufriedenheit der Projektmitarbeiter in den Mittelpunkt rücken
  6. Aktiv Werbung für das Projekt betreiben
  7. Projektverlauf akkurat dokumentieren

Im Folgenden geht der Beitrag genauer auf die oben genannten Punkte ein.

Alle Projektmitarbeiter müssen an einem Strang ziehen

Oftmals stehen Projektleiter vor der Herausforderung, ein Team von Spezialisten vor sich zu haben, die allesamt eifrig und proaktiv Verbesserungen erzielen möchten. Grundsätzlich ist eine solche Einstellung natürlich begrüßens- und wünschenswert, doch muss sichergestellt sein, dass die Ziele des Projektes letzten Endes auch erfüllt und angesichts von Querschüssen nicht aus den Augen verloren werden. Daher sollten die Projektziele offen und noch dazu konkret definiert und an alle Projektmitarbeiter weitergegeben werden.

Für jede Handlung sollte es einen Verantwortlichen geben

Außerdem ist es essentiell, dass es für jeden Arbeitsschritt einen eindeutig festgelegten Verantwortlichen gibt. Dies ist insbesondere wichtig, wenn ein Projekt mehrere Phasen durchläuft und wichtige Deadlines eingehalten werden müssen. Gerade bei größeren Projekten ist es für die oberen Ebenen des Projektmanagements unmöglich, alle Mitarbeiter im Detail zu steuern. Daher muss es klare Kompetenzen geben. Mitunter hilft dies, bei Nicht-Einhalten gewisser Zielvorgaben rechtliche Schritte einleiten zu können und ein pflichtbewusstes Klima unter den Projektmitarbeitern zu schaffen. Ein möglicher Schlendrian wird mithilfe einer solchen Kompetenz-Struktur im Keim erstickt.

Projekt-Budgets werden in aller Regel gesprengt

Finanzielles Budget ist üblicherweise bei Projekten eine knappe Ressource. Umso wichtiger ist es, dass die Teilbudgets von Anfang an klar auf die einzelnen Teams des Projektes verteilt werden. Dennoch sollten kluge Projektmanager immer einen Puffer einplanen. Sei es ein verspätet eintreffendes Bauteil oder die plötzliche Kündigung eines wichtige Mitarbeiters – irgendetwas Unerwartetes geschieht besonders bei längerfristigen Projekten immer. Ein Puffer kann sich als goldenes Mittel erweisen, ein Projekt nicht stoppen zu müssen, wenn unerwartete Kostensteigerungen oder Verzögerungen im Projektablauf auftreten.

Je mehr Parteien, desto mehr Kommunikation

In Projekten kann es ferner schon einmal vorkommen, dass externe Berater oder Prüfer mit dem Management, dem Stammpersonal und zeitlich befristetem Personal zusammenarbeiten. Je mehr Parteien involviert sind, umso schwieriger fällt es den Projektleitern, ihre Mitteilungen an alle Projektmitarbeiter weiterzureichen. Daher ist es wichtig, eine transparente Kommunikationskultur zu schaffen. Seien es regelmäßige E-Mail-Updates, neumodische Townhall-Meetings oder persönliche Gespräche mit einzelnen Teams oder Mitarbeitern: Ein offener Kommunikationsverkehr ist wichtig, um wertvolles Feedback erhalten und geben zu können.

Nur zufriedene Mitarbeiter sind langfristig produktive Mitarbeiter

Die Erfahrung zeigt: Wer seine besten Mitarbeiter nicht zufriedenstellt, wird sie früher oder später an Konkurrenten verlieren. Nur zufriedene Mitarbeiter sind bereit, jeden Tag für ihre Arbeit das Beste zu geben. Darum sollte deren Zufriedenheit in jedem Fall im Mittelpunkt stehen.

Das Projekt muss im Gespräch bleiben

Um den Erfolg des Projektes zu garantieren, sollte das Projekt unbedingt bei allen Stakeholdern im Gespräch bleiben. Nur Projekte, die vom oberen Management Beachtung finden, erhalten die notwendigen Ressourcen in finanzieller und personeller Hinsicht, damit am Ende auch um jeden Preis ein Abschluss erzielt werden kann. Insbesondere bei längerfristig angelegten Projekten droht ansonsten die Einstampfung der Ressourcen – der berufliche Genickbruch für jeden Projektmanager.

Personeller Fluktuation vorbeugen

Personelle Fluktuation ist bei längerfristigen Projekten unumgänglich. Deswegen sollten alle Arbeitsabläufe und erzielte Fortschritte genauestens dokumentiert werden. Scheidet eine Arbeitskraft aus dem Projekt aus, fällt es der neu hinzustoßenden Arbeitskraft leichter, sich in das Projekt einzuarbeiten und produktiv zu unterstützen.

Philipp Luis
Geschäftsinhaber der projectVal GmbH, ein Unternehmen für Projektmanagement Software. Er ist zudem Internationaler Projektmanager mit langjähriger Erfahrung in der Wirtschaft und im IT Bereich.
„Ich möchte gerne meine Erfahrungen, sowie Tipps und Tricks beim erfolgreichen umsetzen von Projekten teilen und austauschen.“

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